Monteurzimmer absetzen Steuern 2026 für Firmen

Monteurzimmer als Betriebsausgabe

Schickt Ihr Betrieb Mitarbeiter auf eine Baustelle, in ein Werk oder zu einem Kunden, handelt es sich steuerlich meist um eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Die Kosten für die Unterkunft gehören dann zu den Reisekosten – und sind für das Unternehmen Betriebsausgaben, die den Gewinn mindern. Das gilt unabhängig davon, ob Sie ein Hotel, ein Monteurzimmer oder eine ganze Monteurwohnung buchen.

Am einfachsten ist es, wenn die Firma selbst bucht und bezahlt. Dann ist das Unternehmen Vertragspartner und Rechnungsempfänger, die Kosten laufen direkt über die Buchhaltung, und für den Mitarbeiter entsteht kein Arbeitslohn. Wie der Vertrag dabei aussehen sollte, lesen Sie im Ratgeber Mietvertrag oder Beherbergungsvertrag.

Sind Sie selbstständig und arbeiten selbst auf Montage, gilt im Grundsatz dasselbe: Übernachtungskosten auf einer betrieblichen Reise sind Betriebsausgaben. Für die Verpflegung gelten auch für Unternehmer die Pauschalen weiter unten.

Umsatzsteuer: 7 % oder 19 %?

Die kurzfristige Vermietung von Wohn- und Schlafräumen zur Beherbergung unterliegt dem ermäßigten Steuersatz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Darunter fallen typische Monteurzimmer und Monteurwohnungen für einen Einsatz. Das Gesetz sieht ausdrücklich vor, dass Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, nicht ermäßigt sind – auch wenn sie mit dem Zimmerpreis abgegolten werden.

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen in Restaurants und bei Verpflegungsdienstleistungen dauerhaft wieder 7 %, Getränke bleiben bei 19 %. Für die meisten Monteurunterkünfte spielt das eine kleine Rolle, weil Teams dort in der Regel selbst kochen – siehe Monteurzimmer mit Küche und Parkplatz.

Vorsteuer abziehen: Darauf kommt es an

Als vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen holen Sie sich die ausgewiesene Umsatzsteuer vom Finanzamt zurück – auch dann, wenn Ihre Mitarbeiter in der Unterkunft übernachten und nicht Sie selbst. Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung, die auf Ihre Firma ausgestellt ist. Steht nur der Name des Monteurs darauf, wird es schwierig.

Kleinbetragsrechnung und Kleinunternehmer

• Kleinbetragsrechnung: Bis 250 € brutto reichen vereinfachte Angaben – Name und Anschrift des Vermieters, Datum, Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz (§ 33 UStDV). Ihr Firmenname muss dann nicht darauf stehen.
• Kleinunternehmer: Viele private Vermieter nutzen die Kleinunternehmerregelung und weisen keine Umsatzsteuer aus. Dann können Sie auch keine Vorsteuer abziehen – der Bruttopreis ist Ihr Kostenpunkt. Vergleichen Sie Angebote deshalb immer auf derselben Basis.
• E-Rechnung: Seit 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Ausstellen wird stufenweise eingeführt. Kleinbetragsrechnungen sind davon ausgenommen. Klären Sie mit Ihrem Vermieter, in welchem Format die Rechnung kommt.

Wenn Mitarbeiter selbst zahlen

Manchmal bucht der Monteur selbst und reicht die Kosten ein. Dann können Sie ihm die Reisekosten steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG). Für die Übernachtung gilt im Inland: Sie erstatten entweder die tatsächlichen Kosten laut Beleg oder ohne Einzelnachweis pauschal 20 € pro Nacht. Die Pauschale gilt nur für die Erstattung durch den Arbeitgeber; macht der Mitarbeiter Kosten selbst in seiner Steuererklärung geltend, zählt nur der tatsächliche Aufwand.

In der Praxis reicht die Pauschale für ein ordentliches Zimmer nicht aus. Mit einer Firmenbuchung umgehen Sie das Problem ganz: Sie zahlen den echten Preis, ziehen die Vorsteuer und haben keinen Abrechnungsaufwand mit einzelnen Belegen.

Verpflegungspauschalen 2026

Zusätzlich zur Unterkunft dürfen Sie Ihren Mitarbeitern bei einer Auswärtstätigkeit den Verpflegungsmehraufwand steuerfrei zahlen. Die Inlandspauschalen sind 2026 unverändert:

• Gestellte Mahlzeiten kürzen: Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, sinkt die Pauschale um 20 % des Tagessatzes für ein Frühstück (5,60 €) und um je 40 % für Mittag- und Abendessen (je 11,20 €).
• Dreimonatsfrist: An derselben Tätigkeitsstätte gibt es die Pauschalen nur für die ersten drei Monate. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen.
• Tätigkeitsstätte zählt: Wechselt ein Monteur regelmäßig zwischen verschiedenen Baustellen, ist die Frist für jede Tätigkeitsstätte einzeln zu prüfen.

Lange Einsätze: 48 Monate und mehr

Bei sehr langen Projekten am selben Ort gibt es eine weitere Grenze: Nach 48 Monaten einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, sind Unterkunftskosten nur noch bis 1.000 € im Monat ansetzbar (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG). Eine Unterbrechung von mindestens sechs Monaten lässt die Frist neu laufen.

Für typische Montageeinsätze von einigen Wochen oder Monaten spielt das keine Rolle. Bei Großprojekten lohnt es sich aber, die Dauer im Blick zu behalten – genauso wie die mietrechtliche Seite, die wir im Ratgeber Monteurzimmer langfristig ab einem Monat erklären.

Häufige Fehler bei der Abrechnung

Was ein Monteurzimmer kostet und wie Sie Preise vergleichen, zeigt der Ratgeber Was kostet ein Monteurzimmer?. Eine städtische Übernachtungsteuer kann zusätzlich anfallen – mehr dazu unter Bettensteuer für Monteure.

Häufige Fragen