Beherbergungsvertrag: So funktioniert er

Was ein Beherbergungsvertrag ist

Im Bürgerlichen Gesetzbuch gibt es den Beherbergungsvertrag nicht als eigenen Vertragstyp. Rechtsprechung und Literatur behandeln ihn als gemischten Vertrag: Für die Überlassung des Zimmers gelten im Kern die Regeln des Mietrechts, für Reinigung, Wäsche oder Frühstück die Regeln über Dienst- und Werkleistungen, teils auch Kaufrecht. Welche Regel greift, hängt davon ab, um welchen Teil der Leistung es gerade geht.

Typisch für Monteurzimmer, Pensionen und Monteurhäuser sind feste An- und Abreisetage, wechselnde Gäste, gestellte Bettwäsche und Handtücher, Reinigung der Gemeinschaftsräume, eine Hausordnung und ein Ansprechpartner. Genau das unterscheidet die Beherbergung von der reinen Überlassung einer möblierten Wohnung.

Wie der Vertrag zustande kommt

Für den Beherbergungsvertrag schreibt das Gesetz keine Form vor. Er kommt wie jeder andere Vertrag durch Angebot und Annahme zustande, also etwa durch eine verbindliche Buchungsanfrage der Firma und die Zusage des Gastgebers. Das kann am Telefon, per E-Mail, über ein Formular oder per Messenger passieren. Eine unverbindliche Preisanfrage ist dagegen noch keine Buchung.

Gerade weil es so formlos geht, entsteht in der Praxis Streit oft darüber, was eigentlich vereinbart war: Waren es sechs oder acht Betten? Galt der Preis pro Person oder pro Zimmer? War die Endreinigung inklusive? Darum lohnt sich eine schriftliche Buchungsbestätigung, die alle wesentlichen Punkte noch einmal zusammenfasst.

Rechte und Pflichten beider Seiten

Aus dem Vertrag ergeben sich für beide Seiten Hauptpflichten und eine Reihe von Nebenpflichten. Die folgende Übersicht zeigt, was im Normalfall geschuldet ist. Was Sie darüber hinaus vereinbaren, etwa Zwischenreinigung oder einen Stellplatz für den Anhänger, wird ebenfalls Vertragsinhalt.

Was gilt, wenn das Zimmer nicht passt?

Ist die Unterkunft mangelhaft – Heizung defekt, kein Warmwasser, deutlich weniger Betten als vereinbart –, können für den Zimmerteil die mietrechtlichen Regeln zur Minderung greifen. Wichtig ist, dass Sie den Mangel sofort melden und dem Gastgeber Gelegenheit zur Abhilfe geben. Fotos mit Datum helfen später bei der Klärung. Wer ohne Meldung einfach weniger zahlt, riskiert Streit.

Stornierung und Nichtanreise

Ein gesetzliches Recht, eine verbindliche Buchung kostenlos zu stornieren, gibt es nicht. Sagt die Firma ab oder reisen Mitarbeiter nicht an, bleibt der vereinbarte Preis nach allgemeinen Grundsätzen grundsätzlich geschuldet. Der Gastgeber muss sich aber anrechnen lassen, was er durch den Ausfall spart – etwa Reinigung und Wäsche – und was er durch eine anderweitige Belegung der Betten einnimmt. Für den Mietteil steht dieser Gedanke in § 537 BGB.

Weil die Berechnung im Einzelfall kompliziert ist, vereinbaren die meisten Gastgeber feste Stornoregeln: bis zu einem bestimmten Zeitpunkt kostenfrei, danach gestaffelte Pauschalen. Solche Pauschalen sind grundsätzlich zulässig, dürfen aber nicht unangemessen hoch sein; in Geschäftsbedingungen muss außerdem der Nachweis eines geringeren Schadens möglich bleiben. Welche Staffel üblich ist, ist Verhandlungssache – wichtig ist, dass sie vor der Buchung feststeht.

Zahlung, Kaution und Haftung

Bei Firmenbuchungen ist die Zahlung auf Rechnung üblich, bei längeren Aufenthalten oft wöchentlich oder monatlich. Manche Gastgeber verlangen eine Anzahlung oder eine Kaution. Beides ist zulässig, sollte aber samt Höhe, Fälligkeit und Rückzahlungsfrist im Vertrag stehen. Achten Sie auf den Ausweis der Umsatzsteuer: Für die kurzfristige Beherbergung gilt der ermäßigte Satz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG), für manche Nebenleistungen der Regelsatz.

Bei Schäden gilt der Grundsatz: Wer schuldhaft etwas beschädigt, haftet dafür. Bucht die Firma, haftet sie gegenüber dem Gastgeber in der Regel auch für das Verhalten der Mitarbeiter, die sie dort unterbringt. Normale Abnutzung bei vertragsgemäßem Gebrauch ist dagegen kein Schaden. Ein Übergabe- und Rückgabeprotokoll macht den Unterschied später nachvollziehbar.

Firmenbuchung: Belegung und Meldeschein

Bucht ein Unternehmen für seine Mitarbeiter, ist die Firma Vertragspartner. Die Monteure sind Gäste, aber nicht selbst Vertragspartei. Das sollte die Buchungsbestätigung klar ausdrücken: Rechnungsadresse, Ansprechpartner in der Firma und die Befugnis, Belegung und Zeitraum zu ändern.

Die Belegungsliste ist die wichtigste Anlage. Sie hält fest, wer wann in welchem Zimmer schläft. Bei wechselnden Teams wird sie laufend aktualisiert. Für Gastgeber ist sie wichtig, weil sie die vereinbarte Höchstbelegung kontrollieren müssen; für Firmen, weil sie damit Übernachtungskosten den Mitarbeitern und Projekten sauber zuordnen können.

Zum Meldeschein: Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Staatsangehörige in Beherbergungsstätten keinen Meldeschein mehr ausfüllen. Für ausländische Gäste bleibt er Pflicht, sie müssen sich außerdem ausweisen. Mitreisende Angehörige können auf einem Schein mit erfasst werden. Gastgeber sollten bei internationalen Teams also vor Anreise wissen, wer kommt.

Checkliste: Inhalt eines Beherbergungsvertrags

Ein fertiges Muster passt selten auf jeden Fall. Nutzen Sie diese Liste als Gliederung für Ihre Buchungsbestätigung oder Ihr eigenes Vertragsmuster – und lassen Sie es einmal anwaltlich prüfen, bevor Sie es regelmäßig verwenden.

Für Gastgeber, die erst überlegen, an Monteure zu vermieten, sind außerdem Baurecht, Gewerbe und Brandschutz wichtig. Das klären wir im Ratgeber Monteurzimmer vermieten: Voraussetzungen. Firmen finden eine ausführliche Liste aller Punkte vor der Buchung in unserer Checkliste fürs Monteurzimmer.

Häufige Fragen